برنامج محاسبة وإدارة عامة لمحلات الألبسة (OCEAN)

حل مثالي لإدارة محلات الألبسة, الأسهل والأضخم في العراق

ماهو برنامج (OCEAN)؟

برنامج شامل (عربي – إنجليزي) صمم خصيصاً لتلبية جميع متطلبات شركات الملابس دون إستثناء، فهو يقوم على توفير خدماته بجميع المراحل التي تمر بها البضاعة من بداية عملية الشراء (عمل الطلبية ) وحتى نهاية عملية البيع ( نقطة البيع ).

كما يقوم البرنامج بمنح المدراء أعلى درجات التحكم والسيطرة على أصغر الأحداث داخل عملهم وإمكانية إتخاذ القرارات المناسبة في أي مكان بالعالم وفي أي وقت حيث أنه يمكن تشغيل البرنامج من خلال شبكة الإنترنت، باختصار سيشعر مستخدمه وهو مسافر أنه يتابع أعماله خلف مكتبه تماماً، كما يزود متخذي القرار بمجموعة ضخمة ومبتكرة من التقارير المفصلة التي تساعدهم على التقييم واتخاذ القرارات بمستوى أفضل.

مافائدة برنامج (OCEAN) لمحلات الألبسة ؟

  • لإجراء تنظيم كامل ومميز داخل شركتك
  • لضبط عمليات المشتريات والتأكد من صحة الكميات
  • لضبط عمليات تحويل الأصناف بين الفروع
  • لتسافر مطمئناً مع ميزة Ocean SMS لنوافيك بأهم الإجراءات داخل الشركة
  • لضبط عمليات البيع داخل المعارض
  • لتتخلص من مشاكل بعثرة المقاسات داخل فروع شركتك
  • الاستفادة من أحدث ما توصل إليه تكنولوجيا الاتصالات وربط فروع شركتك ومتابعتها بالصوت والصورة وجميع أعمالهم
  • لأن تصلك رسالة قصيرة على جوالك عند تأخير فتح أي معرض
  • لتتعرف على أفضل الأصناف مبيعاً بسهولة وتتخذ القرار المناسب للأصناف الراكدة
  • لتستفد من آراء واقتراحات موظفيك عبر برنامج “Ocean.Net”
  • لأن تتابع جميع أعمالك في أي مكان حول العالم عن طريق لوحة المراقبة العامة المميزة
  • لأن تضبط دوامات موظفيك عن طريق البصمة

المشتريات العامة ( Purchasing )

يتيح البرنامج ضبط كامل لعملية المشتريات منذ بداية عمل الطلبية وحتى وصول البضاعة والتأكد من صحتها وفقاً للمراحل التالية
مرحلة عمل الطلبية : يمكن إدخال جميع الطلبيات فـورًا باستخدام الانتـرنت أو باستخدام النظــام المحلـي ومعرفة جميع الطلبيات المتوقع وصولها خلال هذه الفترة أو الطلبيات المـتأخـرة عـن موعـد التسليم 
مرحلة وصول فاتورة المشتريات : يتم إدخالها على النظام واحتساب جميع المصاريف ليتم تكليف البضاعة بشكل دقيق ، كما يمكن فتح اعتماد بنكي بالفاتورة ، ويتيح البرنامج مقارنة سريعة لفاتورة المشتريات بالطلبية الخاصة بها ومعرفة جميع الفروقات

مرحلة وصول البضاعة واستلامها : ويتم من خلالها استلام البضاعة وترميزها من خلال البرنامج بالوصف المطلوب وطباعة الباركود لها ، مع عمل إحصائيات دقيقة بجميع الفروقات بين الفواتير والاستلامات الفعلية لها

المحاسبة العامة (General Accounting )

وتتضمن التعامل مع كافة العمليات المالية المتعلقة بالعمل من خلال السندات المالية ويتضمن النظام ما يلي

بطاقة الحساب: ويتم فيها ترميز الحسابات وتحديد أنواعها من حساب عادي أو ختامي أو توزيعي أو تجميعي وبناء الدليل المحاسبي بطريقة سهلة كما يمكن تحديد طبيعة الحساب (عميل – مورد – صندوق – بنك – اعتماد مستندي)

دليل الحسابات: يقوم البرنامج بعمل دليل محاسبي مبسط محدد فيه جميع أنواع الحسابات الختامية (الميزانية، المتاجرة، الأرباح والخسائر) و الحسابات العادية (الأصول و الخصوم ،،) ليساعدك في استكمال بناء الدليل

مراكز التكلفة: إمكانية تعريف اكبر عدد من مراكز التكلفة وربطها بالحسابات الخاصة بها بناء على رغبة المستخدم للحصول على نتائج أعمال الأقسام والمراكز المختلفة في الشركة في أي تاريخ

التحكم بالمخزون ( Stock Control )

  • نقل وتوزيع الأصناف على الأفرع
  • البحث عن أصناف معينة مدعمة بالصورة ومعرفة مكان تواجدها داخل الأفرع مع أمكانية طلب أي صنف من أي فرع
  • عملية ترقيم الأرفف داخل المخازن لتحديد مكان الأصناف لسهولة استخراجها
  • تعديل أسعار الأصناف بحيث يمكن تعديل أسعار البيع وعمل تقرير بها و طباعة اللاصقات جديدة بطريقة مضبوطة لمنع حدوث أي خطأ
  • استخراج نواقص مبيعات الأفرع بشكل آني و آلي مع أمكانية استخراج النواقص أكثر من مرة في اليوم مدعمة بصورة الأصناف و مكان تواجد الصنف لسهولة الاستخراج
  • استخراج نواقص الأفرع من القياسات الناقصة لكل صنف بحيث يمكن استكمال النقص الموجود وإعادة ترتيب الفروع في أي وقت. ( كما يمكن استخراج نواقص الألوان كما في السابق )
  • الجرد الدوري والجرد المفاجئ لضبط حركة السرقات

نظام التحكم بالمبيعات ( Sales Control )

  • فاتورة نقطة البيع P.O.S : تمتاز بالدقة والسرعة في إنجاز الفواتير والضبط الكامل لجميع محاولات التلاعب أو السرقات
  • وصل التبديل : يمكن الاستغناء عن عمل أي مرتجع نقدي والاستعاضة عنه بوصل تبديل بالقيمة مع تحديد اسم الزبون و رقم التلفون
  • حجز الأصناف : بحيث يمكن للزبون دفع جزء من قيمة المبلغ عند حجز الصنف ودفع باقي القيمة عند استلامه
  • تصفير الصندوق : يتم تصفير صندوق كل كاشير على حدا مع إمكانية عمل جرد مفصل بجميع أوراق النقدية وعمليات الكي نت والفيزا والماستر وعمليات وصل التبديل والحجوزات وطباعة تقرير مفصل بذلك لتسليمه للإدارة المالية
  • استلام الصندوق من الكاشير : يتم استلام النقدية وجميع أوراق الدفع من كي نت وفيزا وغيرها وجميع وصولات التبديل والحجوزات ومعرفة الفروقات بشكل مفصل ودقيق

مراقبة المبيعات الحية ON Line

يتضمن نظام مراقبة المبيعات الحية بحيث يمكن متابعة مبيعات الأفرع بشكل لحظي كما يمكن متابعة دوامات الموظفين بشكل لحظي أيضاُ

التقارير

  • تقرير مفصل بحركة أصناف لشركة محددة : بحيث يمكن معرفة حجم المشتريات والمبيعات والرصيد المتبقي والعدد اليومي المباع و الزمن المتوقع لانتهاء كل صنف مدعم بالصورة
  • تقرير مفصل بحركة أصناف محددة : يمكن تقييم أصناف عشوائية بإدخال أرقامها مدعمة بالصورة
  • تقارير حركة المخزون : إمكانية استخراج أكثـر من 400 تقرير مفصل , يساعد فـي اتخاذ القرار المناسب (تقيم جميـع الشركات بحسب البلد ، تقييم الأصناف لشركة محددة ، تقييم مقاسات شركة محددة) بحيث يعطي التقرير حجم المشتريات والمبيعات والمخزون المتبقي من حيث الكمية والقيمة والتكلفة.
  • تقرير تكلفة المبيعات : بحيث يمكن معرفة قيمة المبيعات وتكلفتها خلال فترة محددة لكل فرع على حدا
  • تكلفة المخزون الحالي : بحيث يمكن معرفة قيمة وتكلفة البضاعة الموجودة بكل فرع
  • تقييم موظفي المعارض : يمكن تقييم مبيعات موظفي كل معرض على حدا ومعرفة نسبة مبيعات كل موظف
  • تقرير حركة إجمالي الفواتير : عرض كل فاتورة مع إجمالي الكمية و تفصيل طرق الدفع (كاش – فيزا – كي نت . . . )، بالإضافة إلى تفاصيل أخرى في الفاتورة

رسائل SMS

تم تزويد برنامج Ocean بمخدم خاص لإرسال الرسائل بحيث يمكن من خلال البرنامج برمجة هذه الخدمة ليقوم النظام بإرسال رسائل قصيرة SMS وفقاً للحالات التالية

  • إرسال رسالة تفيد بمبيعات الأفرع يومياً وفي ساعة محددة وعلى أرقام خليوية محددة.
  • إرسال رسالة تفيد بمبيعات الأفرع الشهرية في يوم محدد من الشهر وعلى أرقام خليوية محددة
  • إرسال رسالة بمخالفات الدوام للشخص المسئول عنها بشكل آني
  • إرسال رسالة تفيد بساعة الفتح والإغلاق لكل معرض ولأرقام خليوية محددة
  • إرسال رسالة شكر للزبائن الذين تجاوزت مشترياتهم حد معين
  • إرسال رسالة تفيد بمخالفات الموظفين لكل موظف يرتكب المخالفة

كما يمكن إرسال رسالة خاصة بكتابتها وإرسالها لأي رقم معين
رسائل الجماعية : يمكن إرسال رسالة جماعية لجميع الزبائن (عند وصول بضاعة جديدة أو عمل عروض…)
رسائل جماعية للموظفين : يمكن إرسال رسالة جماعية لجميع موظفي الشركة (عندما تكون المرتبات جاهزة)

الرسائل الداخلية Chat

يمكن من خلال هذا النظام جراء المحادثات النصية Chat بين الفروع وتمتاز هذه الميزة بالأرشفة الكاملة لجميع هذه المحادثات للرجوع لها عند اللزوم ويفيد هذا النظام بإمكانية إرسال رسالة فردية أو جماعية لجميع الفروع مثل  (على جميع مسئولي المعارض الحضور للإدارة الساعة 10 ،،)
ويستخدم النظام لطلبات الفروع: يمكن من خلاله ضبط الطلبات الخاصة بالفروع من المخزن الرئيسي مثل (كرت سعر، مسدس تسعير ، أكياس كرتون ،،،)

نظام شؤون الموظفين ( Payroll )

  • فترات العمل : وفيه نقوم بتقسيم أوقات العمل إلى فترات والأوقات الخاصة بكل فترة و فترة السماح بكل فترة الحضور والانصراف
  • تثبيت الحضور و الانصراف: وتكون عملية التثبيت إما عن طريق بصمة اليد أو عن طريق البطاقة الممغنطة
  • تقرير الدوامات: تقرير مفصل بدوام كل موظف مبين فيه ساعات الدخول والخروج وساعات التأخير والغياب
  • مراقبة الدوامات الحية ( On Line ) : شاشة مراقبة تفيد بكل الحركات بشكل آني بحيث يمكن من خلالها معرفة الموظفين الموجودين في كل قسم وساعة حضورهم وانصرافهم